Auch bei KAPS in der Verwaltung hält die Digitalisierung immer mehr Einzug: Mit Hilfe von digitalen Plattformen haben wir in unseren KAPS Tools eine neue Methode für das Office Management (OM) eingeführt. Dieses trägt auch der kontinuierlichen Verbesserung Rechnung.

In der Verwaltung nutzen wir häufig Tabellenkalkulationsprogramme für die Dokumentation und Analyse von Informationen. Sie ermöglichen eine schnelle Visualisierung, einfache Verwaltung und Dokumentation der Datenhistorie.

Wie im Produktionsbereich bietet nun auch in der Verwaltung ein Dashbord auf einen Blick eine Übersicht aller relevanten Schlüsselindikatoren. Das Dashboard dient der schnellen Überprüfung, welche Indikatoren außerhalb unserer Ziele liegen und wo wir unsere Leistung verbessern können.

„Das digitale Office Management ist ein hervorragendes Tool, mit dem wir die OM Meetings praktisch und effektiv durchführen können“, sagt Procurement Manager Jorge Brandão. „Wir können so die durch die Pandemie unterbrochenen Teamsitzungen wieder aufnehmen.“

Die vormals in persönlichen Meetings genutzten OM Tafeln wurden durch das neue Format ersetzt, die Meetings finden nun per BlueJeans Konferenz statt. „Ich denke, auch nach der Pandemie werden wir das digitale Office Management weiter nutzen, ergänzt durch persönliche Meetings“, sagt Armindo Jales, Geschäftsführer Verwaltung und Leiter Finanzen.