4. indywidualne operacje przetwarzania

4.1. Udostępnianie i korzystanie z witryny internetowej

a) Rodzaj i zakres przetwarzania danych

Gdy użytkownik uzyskuje dostęp do naszej witryny internetowej i korzysta z niej, gromadzimy dane osobowe, które przeglądarka użytkownika automatycznie przesyła na nasz serwer. Informacje te są tymczasowo przechowywane w tak zwanym pliku dziennika.

Podczas korzystania z naszej strony internetowej gromadzimy następujące dane, które są technicznie niezbędne do wyświetlania naszej strony internetowej oraz zapewnienia stabilności i bezpieczeństwa:

• Adres IP urządzenia wysyłającego żądanie
• Data i godzina dostępu
• Różnica strefy czasowej w stosunku do czasu uniwersalnego (GMT)
• Dostęp do strony internetowej lub żądanie dostępu
• Status dostępu (kod statusu http)
• Rozmiar przesyłanego wolumenu danych w każdym przypadku
• Strona internetowa, z której uzyskano dostęp (tzw. adres URL odsyłacza)
• Używana przeglądarka, używane urządzenie końcowe oraz, w stosownych przypadkach, system operacyjny i nazwa dostawcy usług dostępu.
• Język i wersja oprogramowania przeglądarki
  
  

Ponadto na naszej stronie internetowej używamy zarówno technicznie niezbędnych, jak i dobrowolnych plików cookie, które mogą być używane podczas korzystania z naszych stron internetowych. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w punkcie 9 („Korzystanie z plików cookie”) oraz w naszym banerze dotyczącym plików cookie.

Korzystamy z usług usługodawcy w celu hostowania naszej strony internetowej. W tym celu zawarliśmy z tym usługodawcą umowę powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).

b) Podstawa prawna

Art. 6 par. 1 lit. f RODO służy jako podstawa prawna dla wyżej wymienionego przetwarzania danych. Przetwarzanie wyżej wymienionych danych jest absolutnie niezbędne do udostępnienia strony internetowej, a tym samym służy ochronie uzasadnionego interesu naszej firmy.

c) Okres przechowywania

Gdy tylko wyżej wymienione dane nie będą już potrzebne do wyświetlania strony internetowej, zostaną one usunięte. Gromadzenie danych w celu udostępnienia strony internetowej i przechowywanie danych w plikach dziennika jest absolutnie niezbędne do działania strony internetowej. Dalsze przechowywanie może mieć miejsce w indywidualnych przypadkach, jeśli jest to wymagane przez prawo.

4.2. Skontaktuj się z nami

a) Rodzaj i zakres przetwarzania danych

Użytkownik może skontaktować się z nami za pośrednictwem poczty e-mail, telefonu lub formularza, aby wyjaśnić swoje wątpliwości. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie w celu przetworzenia zapytania, komunikacji z użytkownikiem oraz – w razie potrzeby – przygotowania lub wdrożenia środków przedumownych. Podczas kontaktu z nami przetwarzane będą następujące dane osobowe:

• E-mail: Imię i nazwisko, adres e-mail, treść wiadomości
• Telefon: Numer telefonu, treść przekazywana podczas połączenia
• Formularz kontaktowy: tytuł, imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, treść wiadomości
• Formularz kontaktowy dla prasy: Imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, firma, treść wiadomości
• Formularz kontaktowy dla uczestników szkolenia: imię, nazwisko, osoba towarzysząca (imię/nazwisko), szkoła, klasa, obszar szkolenia, adres e-mail

Celem przekazania tych danych jest przypisanie i przetworzenie żądania użytkownika oraz udzielenie mu odpowiedzi.

b) Podstawa prawna

• Przetwarzanie wniosku: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes)
• Cele umowne (np. zawarcie umowy przez telefon lub e-mail): Art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Zasadniczo uzasadnionym interesem jest szybkie i łatwe udzielanie odpowiedzi na zapytania użytkownika, co jest zgodne z jego zainteresowaniem szybką komunikacją.

c) Okres przechowywania danych

Dane osobowe przetwarzane za pośrednictwem wiadomości e-mail zostaną usunięte, gdy tylko wniosek zostanie rozpatrzony, a dana sprawa zostanie ostatecznie wyjaśniona. Dalsze przechowywanie może mieć miejsce w indywidualnych przypadkach, jeśli i w zakresie, w jakim istnieje uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4.3. Chatbot / wsparcie online

a) Rodzaj i zakres przetwarzania danych

Używamy chatbota z Chatbase na naszej stronie internetowej, aby zaoferować lepszą obsługę. Chatboty to programy komputerowe, które mogą komunikować się z ludźmi w czasie rzeczywistym. Mogą odpowiadać na pytania, udzielać informacji i wykonywać zadania. Gdy korzystasz z naszego chatbota, przetwarzamy wprowadzone przez Ciebie dane w celu przetworzenia Twoich żądań i zapewnienia Ci automatycznego lub ręcznego wsparcia.

Przetwarzane mogą być następujące dane osobowe:

• Adres IP
• Typ przeglądarki
• Wersja przeglądarki
• System operacyjny urządzenia
• Strona internetowa, z której użytkownik wszedł na naszą stronę
• Treść wiadomości czatu

Dane te są przetwarzane i przechowywane przez chatbase.co w USA. Politykę prywatności Chatbase można znaleźć tutaj: https://www.chatbase.co/privacy

b) Podstawa prawna

Przetwarzanie danych użytkownika odbywa się na podstawie art. 6 par. 1 lit. a RODO. Zgodę na przetwarzanie i przekazywanie danych osobowych można wycofać w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość, np. zamykając lub dezaktywując chatbota. Więcej informacji na temat ochrony danych i praw użytkownika można znaleźć w naszej polityce prywatności.

c) Przechowywanie

Dane osobowe wprowadzone do chatbota będą przechowywane w zapleczu systemu chatbota tak długo, jak będzie to konieczne do przetworzenia zapytania użytkownika. Po przetworzeniu zapytania dane są regularnie usuwane, pod warunkiem, że nie ma ustawowych obowiązków przechowywania lub dłuższe przechowywanie jest wymagane w celu ścigania prawnego. Historie czatów są również przechowywane lokalnie na komputerze użytkownika za pośrednictwem przeglądarki do momentu ich usunięcia przez użytkownika.

4.4. Kontakt w sprawie whistleblowingu

a) Rodzaj i zakres przetwarzania danych

Jeśli użytkownik przekaże nam informacje o możliwych naruszeniach, skargach lub inne istotne informacje, będziemy przetwarzać podane przez niego dane wyłącznie w celu przetwarzania informacji i komunikowania się z użytkownikiem w przypadku jakichkolwiek pytań.

Przetwarzane mogą być następujące dane osobowe:

• Imię
• Nazwisko
• Dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu) w przypadku chęci otrzymania informacji zwrotnej.
• Treść notatki / wiadomości
• Przynależność do firmy lub inne informacje podane dobrowolnie przez użytkownika
  
  

Przetwarzanie odbywa się wyłącznie przez wewnętrznych administratorów ds. zgłaszania nieprawidłowości i zewnętrznego rzecznika (radcę prawnego). Nie istnieje zautomatyzowany system zgłaszania nieprawidłowości; dane nie są przetwarzane automatycznie. Więcej informacji na temat whistleblowingu w KIRCHHOFF Automotive można znaleźć na stronie: https://kirchhoff-automotive.com/pl/firma/compliance/

b) Podstawa prawna

Podstawą prawną przetwarzania danych w kontekście zgłaszania nieprawidłowości jest Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ponieważ istnieje uzasadniony interes w przetwarzaniu zgłoszeń i przestrzeganiu przepisów prawa. W zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków prawnych (np. w celu spełnienia obowiązków przechowywania), przetwarzanie opiera się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 6 ust. 1 lit. c RODO.

c) Okres przechowywania

Przekazane przez użytkownika dane będą przechowywane tak długo, jak będzie to konieczne do przetworzenia zgłoszenia. Po zakończeniu przetwarzania dane zostaną usunięte, chyba że istnieją ustawowe obowiązki w zakresie przechowywania lub dłuższe przechowywanie jest wymagane do obrony roszczeń prawnych.